Descripción y desarrollo de actividades basados en CALIDAD para CIDISEC

Los siguientes puntos comentados y descritos a continuación con más detalles, fungirán como columna vertebral en cada departamento, orientado a fortalecer los procesos, funciones o resultados con la mejor y mayor calidad posible que nuestro cliente espera, o en momento dado superando sus expectativas. Una vez contenida la calidad en el resultado final del producto o servicio, así como en todos sus procesos, originará la apertura del mercado con más clientes por los resultados obtenidos, gracias al respaldo que se cuenta tener con la obtención de la norma de calidad ISO.

AUDITORIA

Está actividad será realizada por el área de Planeación y se considera de vital importancia antes, durante y después de emprender nuestro proyecto, dado que nos daremos una idea general de cada proceso que se estableció para identificar y contemplar los objetivos o funcionalidad de cada departamento con la finalidad de verificar si se están bien definidas, y si se realmente alcanzaremos el resultado final que realmente se quiere obtener.

Estará basada primeramente en un cuestionario que se le entregará a cada departamento con la finalidad de obtener información preliminar de sus funciones, procesos y resultados que aplican a nuestro producto o servicio en su proceso de elaboración. Nos dará un idea general de cómo se trabaja y manipula el producto o servicio final y, podremos identificar las “áreas de oportunidad” en las cuales podremos apoyar, definir o reestructurar su manejo o resultado final para entregarlo con los mayores standards de calidad posible al siguiente departamento.

A continuación se presenta de forma general el contenido de ésta encuesta, que fue elaborado en forma general y sin la intención de ser complicado para las personas entrevistadas. Cabe mencionar que la veracidad de cada respuesta nos podrá ayudar a fortalecer las debilidades de cada departamento, con la finalidad de trabajar como equipo y como empresa que conformamos, basado en el PMBOK

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¿Cual crees que seria la mejor definición de TU política de calidad que representaría a tu departamento asignado?

¿Cual crees que sea el alcance o visión en términos de calidad que pudieras tener en tu departamento asignado?

¿Cual es el producto(s) o servicio(s) que genera tu departamento?

¿Crees que pudiera existir algún Standard o regulación de tu producto o servicio para que sea definido como producto de calidad o servicio de calidad? ¿Cual seria y describe brevemente?

¿Cual es el resultado final que obtienes de tu producto o servicio asimilando que esta realizado con la mayor calidad posible? Describe brevemente

¿Que sugieres para que tu departamento corrija errores detectados causados en el resultado final del tu producto o servicio?

¿Requerirías de mayor coste $$$ en tecnología o mano de obra para aminorar esas fallas? Describe brevemente

¿Cual sería el resultado del Benchmarking aplicado con otras empresas del mismo ramo?

¿Podrías indicarme cual seria tu flujograma de sistemas o procesos de tu producto o servicio que genera tu departamento?

¿Que factores consideras que pudieran afectar los resultados generales en tu departamento al realizar tu producto o servicio. Describe y explica brevemente

¿Cual es la estructura organizacional, responsabilidades, procedimientos y recursos que necesitas para entregar tu producto o servicio con calidad?

¿Cuales son las descripciones de los puestos en tu departamento?

¿Cual es el tiempo que consideras conveniente para entregar tu producto o servicio a tiempo con la mayor calidad posible, suponiendo que tuvieras todas las condiciones favorables para realizarlo?

¿Cual es la lista de chequeo que utilizas en tu departamento para verificar que todos los pasos requeridos en la entrega de tu producto o servicio final hayan sido concluidos satisfactoriamente?

¿Como calificas los resultados finales de tu producto o servicio considerando la escala Malo-Bueno-Excelente? ¿Que necesitas para ser Excelente?

¿Cuales crees que pudieran ser las mejores estrategias a desarrollar en tu producto o servicio para entregar tu salida con la mejor calidad posible?

¿Que acciones tomarías para incrementar la efectividad y eficiencia de tu producto o servicio del que pudiéramos obtener de tu departamento?

¿Requieres de mediciones, ensayos o pruebas para determinar que tu producto o servicio tiene un resultado final con óptima calidad? ¿Cuales son?

Realiza un pequeña grafica de los procesos que realices de tu producto o servicio en base a tiempos por día semana o mensual, que tomas para entregar tu resultado

¿Con que regularidad realizas muestreos de tu producto o servicio para contar con la mejor calidad en tu departamento?

¿Cuales son generalmente los errores o defectos que tienes en tu producto o servicio en el proceso de la elaboración creado en tu departamento?

¿Cuantas actividades consideras que son finalizadas con tu producto o servicio desarrolladas con la mayor calidad posible?

¿Cuales procesos consideras en tu departamento pueden caer en retrabados de tu producto y servicio?

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Una vez recolectada y clasificada la información obtenida por cada departamento deberemos, priorizar y consultar los departamentos así como sus procesos que afecten en mayor cantidad el resultado final de nuestro bien y servicio, y no restarle importancia a todos los demás departamentos y darles seguimiento.

Como paso final, haremos un visita presencial a cada departamento ya sea programada con el jefe de ése departamento, o en forma sorpresiva para no predisponer a los empleados a darnos información o actividades que realmente no se arrojaron en la encuesta. No esta por demás comentar que el Departamento de Administración de calidad esta abierto a recibir y ejecutar propuestas de proyectos para los departamentos elaboradas por ellas mismas, o incluso asignadas por estancias externas a nuestra empresa siempre y cuando, no se pierda el objetivo final que será la calidad total del proceso o producto final de la empresa.

Tendrá que delimitarse perfectamente el tiempo que se llevará en la planeación, para no divagar o acelerar procesos o procedimientos que serán fundamentales y vitales en cada departamento. La fijación de tiempos se basará con respectos a la aceptación o negación de recursos que se plantearan para la solución de cada área de oportunidad detectada.

PLANEACION

Una vez identificada en forma verás y certeramente las “área de oportunidad” detectadas tanto en actividades , como en documentación y regulación que se realiza en cada departamento y cada proceso, debemos enfocarnos documentar el como se lleva acabo, para después buscar mejores alternativas o soluciones que minoricen en tiempos y costos los retrabajos, así como plantear, reestructurar o aplicar reingenierías a los procesos efectuados con la finalidad de entregar el producto en las mejores condiciones al siguiente departamento.

Este procedimiento contemplará factores financieros, recurso humano, tecnológico por mencionar algunos ejemplos, como base fundamental en el desarrollo de la planeación. Se tratará de apegar y enfocarse realmente a la solución y ejecución de la propuesta que resuelva los inconvenientes detectados en las auditorias, involucrando a los departamentos y llegando juntos a la resolución del “área de oportunidad” detectada.

Si no se tiene una buena planeación de todos los aspectos contemplados, será difícil desarrollar los demás procesos de administración de calidad, teniendo como resultados cadenas de retrabajos y pérdidas de tiempo. Deberá de contemplarse hasta sus últimas consecuencias los riesgos que se podrían presentar, antes, durante y después de cada proceso en el resultado final del producto o servicio realizado. Entre mejor se contemplen factores de entrada, proceso y salidas, la finalidad de la planeación se encontrará mayor fundamentada.

IMPLEMENTACION

Una vez planeadas y atacadas las “áreas de oportunidad” de cada departamento en sus procesos, procedimientos y resultados finales, se procederá a compartir la información a los jefes de cada área para que den su visto bueno, o se hagan reajustes de última hora con la finalidad de proceder a hacer pruebas pilotos de las soluciones o alternativas que conjuntamente encontramos para la resolución o reingeniería aplicada anteriormente detectada.

Es importante documentar los resultados de las pruebas y errores detectadas en las simulaciones hechas en las pruebas pilotos, para darle continuidad a la implementación, o reajustar la planeación para obtener el resultado que queremos. Aplicaremos metodologías de muestreos y funciones de probabilidad y estadística que nos arrojaran un resultado de lo estipulado con lo real. Podremos identificar el costo beneficio de las pruebas realizadas, para verificar la factibilidad, eficiencia y eficacia que obtendremos en esta implementación.

La responsabilidad de este proceso recaerá en los jefes de departamento, ya que deberán aplicar funciones efectivas de comunicación y alineación a los procesos o procedimientos en sus departamentos con los integrantes de su equipo, dado que previamente fueron planeadas y revisadas por ellos mismos como visto bueno.

El incumplimiento de algún lineamiento definido y descrito en las estrategias para solucionar las “áreas de oportunidad”, causará efectivos negativos para todos los departamentos involucrados que conjuntamente trabajan para alcanzar el mismo objetivo. Se realizaran listas de chequeos de actividades, así como revisiones continuas en los flujogramas de comunicación e interacción de los departamentos, con la finalidad para afianzar y asegurar la implementación.

ASEGURANZA

El departamento de Aseguranza funcionará como observador y asegurador de los procesos ó procedimientos ya establecido anteriormente en la planeación. Contará con funciones de simulación y realización de pruebas pilotos realizados anteriormente. Será el mediador y recolector de información que nos ayudará a delimitar o expandir los resultados esperados en nuestro producto o servicio esperado.

Desarrollará funciones de juez, teniendo la facultad de emplazar, detener o dar luz verde al proceso o procedimiento que se desenvuelva en cada departamento, si los resultados no están siendo los esperados, ó no están cumpliendo los objetivos planeados. Tendrá estrecha comunicación con el departamento de Planeación, informando los resultados de fallas detectadas en la implementación, y propondrá alternativas de resolución a cada falla detectada.

Contará con un “check list” de cada función, medición, proceso, procedimiento y resultado esperado que desarrolla el factor humano, así como de el equipo tecnológico con el que se cuenta, con la finalidad de tener delimitada cada punto del producto o servicio a verificar. Se considera el corazón del proceso de administración de la calidad, ya que de él dependerá la efectividad de las propuestas planeadas, o la reconfiguración o eliminación total de los procesos o procedimientos propuestos.

CONTROL

El departamento de control finalmente será el encargado de recibir el producto ó servicio final, y deberá de monitorear resultados específicos del proyecto para determinar si cumplen con los standards de calidad relevantes e identificar maneras de eliminar causas de desempeño no satisfactorios. Deberá de aplicar auditorias basadas en los resultados finales controlando y verificando que se estén desarrollando en forma efectiva todo lo planeado, implementado y asegurado de nuestro producto y servicio, por medio de tablas de control y check list que regirá nuestro resultado producto o servicio con el mejor Standard de calidad desarrollado

Contará con propuestas de calidad una vez afianciado cada proceso o producto de nuestro proyecto. Y reportará a todos los departamento el resultado efectivo de la propuesta de mejoras y resultados eficientes que se han obtenido en cada área.