Incluye los procesos requeridos para asegurar que la calidad del proyecto que satisfaga las necesidades para el cual fue acometido. Se involucra con todas las actividades y funciones administrativas generales que determinaran los objetivos, responsabilidades e implementaciones en cada área, utilizando los procesos principales de administración de la calidad que son:
Identificar que standard de calidad son relevantes al proyecto y determinar como satisfacerlos. El grado de calidad deseado por la administración puede requerir ajustes de costos o programación, o la calidad deseada del producto puede requerir de un análisis detallado de riesgo de un problema ya identificado. La calidad se incorpora planeando, no se incorpora inspeccionando.
Debemos considerar en este rubro como entradas:
Políticas de calidad, donde el equipo administrativo deberá de desarrollar una política que soporte y satisfaga el proyecto.
Declaración de alcances.- entrada clave a la planeación de la calidad ya que documenta las entradas principales del proyecto, así como también los objetivos del proyecto que sirve para definir los requerimientos más importantes de los partidos interesados.
Descripción del producto.- contendrá detalles de asuntos técnicos y otros temas que podrán afectar ala planeación de la calidad.
Standards y regulaciones.- se tendrá que considerar cualquier standard o regulación específica en áreas de aplicación que puedan afectar el proyecto.
Salidas de otros procesos.- los procesos de las áreas de conocimiento pueden producir salidas que deben ser consideras como parte de la planeación de la calidad.
Debemos considerar en este rubro como herramientas técnicas:
Análisis beneficios/costo.- el proceso de planeación de la calidad debe considerar los beneficios que se ganan o se pierden con éste método. El principal beneficio de cumplir con los requerimientos de calidad es una menor cantidad de trabajo para corregir errores, lo cual implica mayor productividad, costos más bajos y mayor satisfacción de los partidos interesados.
Benchmarking.- involucra comparar las practicas actuales o planeadas de otro proyectos para poder generar ideas para el mejoramiento y para proveer un standard con el cual medir el desempeño.
Flujogramas.- muestra los diferentes elementos de un sistema que relacionan e interactúan entre si. Pueden ayudar al proyecto a anticipar donde y que problemas de calidad pueden ocurrir.
Diseño de experimentos.- técnica analítica que ayuda a identificar que variables tienen la mayor incidencia en los resultados generales.
Debemos considerar en este rubro como salidas:
Plan de administración de la calidad.- deberá describir el sistema de calidad del proyecto “la estructura organizacional, responsabilidades, procedimientos, procesos y recursos que se necesitan para implementar la administración de la calidad”. Podrá ser formal o informal, altamente detallado, o de base amplia, dependiendo de las necesidades del proyecto.
Definiciones operacionales.- describe en términos muy específicos que es algo, y como se mide por el proceso de control de calidad. Debe de cumplir con las fechas planeadas y deberá de indicar también si cada actividad tiene que comenzar a tiempo, o solo terminar a tiempo (métricas).
Lista de chequeo.- es una herramienta estructurada, usualmente específica una actividad, usada para verificar que un juego de pasos requeridos han sido ejecutados.
* Aseguranza de la calidad *
Evaluar el desempeño general del proyecto de manera regular para así proveer la confianza del proyecto, satisfaciendo los standards de calidad relevantes.
Debemos considerar en este rubro como entradas:
Plan de administración de la calidad (descrita anteriormente).
Resultados de las mediciones del control de calidad.- son datos de ensayo de control y mediciones en un formato para su comparación y análisis.
Definiciones operacionales.- (descrita anteriormente).
Debemos considerar en este rubro como herramientas técnicas:
Herramientas y técnicas de planeación de la calidad (descritas anteriormente)
Auditorias de calidad.- identificar las lecciones aprendidas que puedan mejorar el desempeño de este y otros proyectos dentro de la organización ejecutora.
Debemos considerar en este rubro como salidas:
Mejoramiento de la calidad.- incluye tomar acciones para incrementar la efectividad y eficiencia del proyecto, promoviendo los beneficios adicionales a los partidos interesados del proyecto.
* Control de Calidad *
Monitorear resultados específicos del proyecto para determinar si cumplen con los standards de calidad relevantes e identificar maneras de eliminar causas de desempeño no satisfactorios. Se deberá de conocer la diferencia entre:
- Prevención e inspección
- Muestro de atributos y muestreo de variables
- Causas especiales
- Tolerancias
Debemos considerar en este rubro como entradas:
Resultados de trabajo.- incluyen tanto resultados de procesos como resultados de producto. Información acerca de resultados planeados o esperados deberán estar disponibles, junto con la información acerca de los resultados reales.
Plan de administración de proyecto (descrita anteriormente)
Definiciones operacionales (descrita anteriormente)
Listas de chequeo (descrita anteriormente)
Debemos considerar en este rubro como herramientas:
Inspección.- incluye actividades tales como medición, examinación y ensayos ejercidos para determinar si los resultados cumplen con los requerimientos.
Tablas de control.- son formas gráficas de los resultados, sobre el tiempo, y sobre un proceso, que determinarán si un proceso esta bajo control, y si así lo estuviera nodebe de ser ajustado.
Diagrama de Pareto.- están conceptualmente ligados a la Ley de Pareto, sosteniendo que un número relativamente pequeño de causas van a causar típicamente la gran mayoría de los problemas y defectos.
Muestreo estadístico.- el muestreo apropiado puede muchas veces reducir el costo del control de calidad.
Flujogramas.- (descrita anteriormente)
Análisis de las tendencias.- involucra usar técnicas matemáticas para pronosticar resultados futuros basados en resultados históricos. Se usa para monitorear:
* Desempeño técnico- cuantos errores o defectos han sido detectados, y cuantos permanecen sin corregir.
* Desempeño de costos y programación- cuantas actividades por periodo fueron terminadas con varianzas significativas.
Debemos considerar en este rubro comos salidas:
Mejoramiento de la calidad (descrita anteriormente)
Decisiones de aceptación.- los productos inspeccionados serán aceptados o rechazados. Los rechazados pueden requerir trabajo repetido.
Trabajo repetido.- acción que se toma para llevar un producto defectuoso que no cumple con los requerimientos o especificaciones. Ser deberá de hacer todo esfuerzo razonable para minimizar el trabajo repetido.
Lista de chequeo terminadas (descrita anteriormente)
Proceso de ajuste.- involucra correctivos inmediatos o acción preventiva como resultado de mediciones de calidad
En Resumen:
La administración de la calidad del proyecto deberá dirigirse tanto a la administración del proyecto como al producto del proyecto. Una falla al cumplir los requerimientos en cualquiera de las dimensiones puede tener consecuencias negativas para uno o todos los partidos interesados en el proyecto.
La calidad es “la totalidad de las características de una entidad que tienen inherencia en su capacidad de satisfacer necesidades explícitas o implícitas”. Determinar y entregar los niveles requeridos de calidad, así como el grado de responsabilidades deberán tener el administrador del proyecto como el equipo administrativo.
Se deberá de contemplar en otras cosas:
La satisfacción del cliente- entender, administrar e influenciar en las necesidades de tal manera que las expectativas del cliente son cumplidas o excedidas.
Prevención sobre inspección- el costo de evitar errores es siempre mucho menor que el costo de corregirlos
Responsabilidad Administrativa- la administración de proyectos debe de proveerlos de los recursos necesarios para ser exitoso el proyecto.
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